Om du är van och gillar hur exempelvis Outlook visar din e-post är det här ett tips för dig. Det fungerar med både Gmail och din epost i ditt Google Apps-konto. Längst ner ser du en bild på hur det kan se ut efter aktivering.
Leta upp kugghjulet längst upp till höger. Klicka på det och klicka därefter på ‘Labs’.
Leta upp ”Förhandsgranskning”. Klicka på ‘Aktivera’.
Glöm inte klicka ‘Spara ändringar’ som du hittar allra längst ner på sidan.
Så här ser det ut när du aktiverat tillägget. Varje mail kan läsas i sin helhet direkt till höger.
Fler och fler företag och organisationer inser att de har ett behov av att ta till riktlinjer för anställdas agerande på företagets/organisationens Facebook-sida. De skaffar sig så kallade Facebook-policys. Hittills är det dock främst stora och välkända företag som gjort slag i saken och tagit steget ut på säkrare Facebook-mark. I flera av fallen har det handlat om hur företag ska hantera missnöjda kunder som sprider arga och i vissa fall kränkande inlägg på företagets Facebook-sida. Men det har också handlat om hur anställda ska agera under företagets namn på Facebook.
Men många företag och organisationer står idag utan Facebook-policys. Och de har därmed ingen tillförlitlig och trygg axel att luta sig mot då kalla vindar blåser. Exempelvis har regeringskansliet blivit kritiserat för att inte ha någon Facebook-policy. Som svar på kritiken gav de E-delegationen i uppgift att ta fram riktlinjer för hur myndigheter använder sociala medier. Statliga och offentliga organisation som har många kritiska ögon riktade mot sig har både behov och användning av en väl utarbetad Facebook-policy.
Och behov och användning av en Facebook-policy, ja det skulle jag vilja påstå att alla företag och organisationer har. För att förklara varför ska jag göra det tydligt för er och punkta upp några goda anledningar:
Hur då? Om ditt företag ska finnas på Facebook bör du reda ut varför ditt företag ska finnas på Facebook, vad ni ska få ut av det och hur ni ska nå målen. En bra Facebook-policy innehåller tydliga mål och tydliga strategier för företagets medverkan och agerande på Facebook. Varför finns ni på Facebook och varför har ni en Facebook-policy?
Hur då? En bra Facebook-policy beskriver vad som är karaktäristiskt för kommunikation i sociala medier och dess skillnader från traditionella medier. Den beskriver också företagets kommunikationsstrategi på Facebook och ger exempel på hur anställda kan kommunicera effektivt i sociala medier.
Hur då? Stora företag och organisationer som exempelvis har butiker utspridda över hela landet eller kanske till och med över hela världen, kan ha en och samma Facebook-policy för alla anställda. På så vis kan alla sträva åt samma håll och agera i enlighet med företagets varumärke (även om du är anställd i en butik i Kina eller i en butik i Sverige) för att nå gemensam framgång.
Hur då? Eftersom en Facebook-policy (med bakgrund av Facebooks riktlinjer för tävlingar och marknadsföring och ditt företags riktlinjer för kommunikations- och varumärkesförmedling) beskriver riktlinjer för kommunikationsarbete på Facebook vet dina anställda vad de får och inte får göra. Därmed minskar risken för att ditt företag begår regelbrott på Facebook. Många företag som driver tävlingar har inte koll på Facebooks tävlingsregler. Om Facebook upptäcker att en tävling inte drivs enligt deras regler kan de omedelbart stänga ner tävlingen och i värsta fall stänga ner hela sidan. Risken för att anställda sprider luddiga, spretiga och opassande budskap minskar också.
Hur då? Anställda kan på ”papper” ta del av hur de ska kommunicera på Facebook. De vet också vad som är tillåtet och vad som inte är tillåtet. Och om ett företags administratör för Facebook-sidan slutar på företaget försvinner inte all kunskap med denne eftersom riktlinjerna och strategierna för kommunikation på Facebook står nerskrivna i ett dokument och inte i administratörens huvud.
Hur då? Eftersom anställda känner trygghet inför hur de ska kommunicera och vet vad de får och inte får göra kan de agera med större självförtroende. Och på så vis våga utnyttja Facebooks möjligheter.
Hur då? Kostnaderna som ditt företag lägger på marknadsföring kan minska. Detta eftersom du med hjälp av en Facebook-policy kan effektivisera ditt företags medverkan på Facebook. Med tydliga mål och strategier för att få engagerade ”gillare” som ständigt kommer tillbaka till din Facebook-sida slipper du fånga in dem med annan marknadsföring. En Facebook-policy hjälper dig att ta hand om dina ”gillare”. ”Gillare” som är engagerade i och positiva till din Facebook-sida kan fungera som ambassadörer för ditt varumärke vilka kan skapa den alltid lika eftertraktade word-of-mouth-effekten.
Hur då? Troligen kommer skillnaden att märkas allt mer mellan företag som har en policy och de företag som inte har en policy. Företag med tydligt uppsatta mål, välutarbetade strategier för att nå dit och med riktlinjer som både ger enhetligt och lagenlig kommunikation kommer troligen att lyckas bättre än de företag som har en Facebook-sida ”bara för att man ska ha det”.
Eftersom många företag och organisationer idag saknar Facebook-policys och eftersom Facebook som socialt medium ännu inte har särskilt många år på nacken finns det idag inga vedertagna mallar för hur en Facebook-policy ska se ut. Som du säkert hört förut är inget företag eller organisation det andra likt. Därför är självfallet den bästa Facebook-policyn den som är anpassade efter just ditt företags eller din organisations behov.
De Facebook-policys som finns idag skiljer sig åt i både utformning och i innehåll. Vissa tar enbart upp hur anställda ska förhålla sig till kommunikationen på Facebook under företagets namn. Andra beskriver främst vilka typer av inlägg som företaget förbihåller sig rätten att radera. Medan andra mer fokuserar på vad som är otillåtet och tillåtet i tävlingssammanhang på Facebook. För en lyckad kompott förespråkar jag en Facebook-policy som innehåller alla dessa delar för att de anställda ska förstå helheten av företagets medverkan och agerande på Facebook. Att bara ange riktlinjer för vad anställda inte får göra på företagets Facebook-sida vore dessutom att skrämma de anställda. Därför anser jag att en Facebook-policy också beskriver hur de anställda får agera. Kort uttryckt skulle en Facebook-policy kunna sammanfattas som en kombination av en kommunikationsplan och en kommunikationspolicy – helt anpassad för Facebook.
Jag rekommenderar att en Facebook-policy innehåller följande rubriker.
Syfte och mål
Som påpekats är det är viktigt att du reder ut varför ditt företag ska agera på Facebook och vad du vill uppnå med det. Förklara syftet och målet med att använda och följa Facebook-policyn. För att dina anställda ska ta till sig innehållet och följa policyns riktlinjer behöver de förstå varför det är viktigt. Det finns tyvärr allt för många fall då företag skaffar sig Facebook-sidor ”bara för att man ska ha en Facebook-sida i dagens moderna samhälle” utan att ha något som helst syfte eller mål med det.
Riktlinjer för kommunikation, varumärke och grafisk profil
Det är ditt företag som befinner sig på Facebook. Kommunikation på Facebook bör givetvis förmedlas i enlighet med företagets varumärke och övriga riktlinjer för kommunikation Hänvisa gärna till företagets dokument för varumärke, kommunikation och grafisk profil (om du inte har sådana dokument se till att skaffa det). Även om Facebook erbjuder en ny typ av kommunikation där företag har möjlighet att vara mer personliga med sina målgrupper ska företaget ändå vara personlig i egenskap av företaget och dess varumärke och inte personlig i egenskap av privatperson.
Ansvarsfördelning
För att inte riskera missförstånd för vem som är ansvarig för vad, kan det vara av vikt att beskriva ansvarfördelning kring företagets agerande på Facebook. Utse huvudansvariga administratörer för Facebook-sidan som ska se till att sidan sköts enligt de riktlinjer som står angivna i Facebook-policyn.
Information om att sköta ett Facebook-sida
För att anställda ska kunna ta hand om företagets Facebook-sida och sköta det på ett ändamålsenligt sätt är det relevant att ange vissa krav för hur detta ska ske. Här kan ni exempelvis ange vilket språk och vilken ton som ska användas på Facebook, hur hög närvaron ska vara och hur ofta Facebook-sidan bör uppdateras. För att målgrupper ska vilja engagera sig i ditt företags Facebook-sida måste ni vara aktiva och tillgängliga. Vem vill besöka en sida som aldrig uppdateras?
Kommunikationsstrategi på Facebook
Hur ska du nå dina mål? Med en strategi förstås. Sätt upp en strategi för hur ni ska kommunicera och om vad ni ska kommunicera. Ge gärna exempel på hur anställda kan skapa engagemang och inspirera sina ”gillare” att komma tillbaka till företagets Facebook-sida. Här kan du också tydliggöra vad som är karaktäristiskt för kommunikation i sociala medier och vad som skiljer den från kommunikation i traditionella medier. Detta i syfte att skapa förståelse för kommunikation i sociala medier. Med en kommunikationsstrategi gör du det också enklare för dina anställda att agera i enlighet med företagets varumärke och att följa riktlinjerna för företagets agerande på Facebook.
Hur ni bemöter olika typer av inlägg
För att anställda själva ska klara av att hantera företagets Facebook-sida är det nödvändigt att bestämma hur ni bemöter olika typer av inlägg och vilka typer av inlägg ni förbehåller er rätten att radera. På Facebook har ”snöbollseffekten” stor betydelse. Våra vänner ser vad vi gör, vilka kan sprida det vidare till sina vänner, som i sin tur sedan kan sprida det vidare till sina vänner och så vidare. Vilket betyder att “snöbollen” hela tiden byggs på och blir större och större. Väldigt många kan helt enkelt ta del av det ni gör. Både i positiva och negativa sammanhang. För att få kontroll på inläggen som publiceras på din Facebook-sida är det därför av vikt att ni har tydliga riktlinjer för hur ni bemöter olika typer av inlägg. Så att ni kan få positiv massiv spridning och inte negativ massiv spridning.
Riktlinjer för marknadsföring och tävlingar på Facebook
För att knyta till sig nya och engagera befintliga ”gillare” kan ett effektivt sätt vara att anordna tävlingar på Facebook. Som tidigare nämnts driver många företag ovetande otillåtna tävlingar. Läs därför igenom Facebooks Promotion Guidelines ordentligt och försök förklara dem i policyn. Det hjälper anställda att anordna tillåtna tävlingar på Facebook. Ge gärna exempel på tillåtna tävlingar som kan anordnas av de anställda.
Revidering och uppföljning
För att hålla policyn aktuell och förenlig med Facebooks regler för marknadsföring och tävlingar är det av största vikt att policyn ständigt följs upp och uppdateras. Bevaka och håll koll på Facebooks regler och policys eftersom de ofta revideras och uppdateras av Facebook.
För att mäta hur framgångsrikt ditt företag är på Facebook finns också många enheter att mäta.
Exempelvis:
• Antal personer som gillar sidan
• Antal besvarade frågor
• Antal inlägg/kommentarer
• Antal anmälningar
Ps. För större och kanske i synnerhet statliga och offentliga organisationer kan det vara högst relevant att även ha med ett avsnitt om kriskommunikation i sociala medier. Vid kriser är sociala medier som Facebook en effektiv, viktig och snabb kanal att nå ut med information i. Ds.
Sådär ja. Lycka till. Ta kontrollen redan idag.
Vill du bevaka konkurrenternas sida på Facebook utan att behöva gilla sidan? Eller har du en sida där du absolut inte vill missa en uppdateringen?
Det är viktigt med omvärldsbevakning för att kunna positionerna det egna företaget. Att lyssna av din branch med hjälp av RSS är ett utmärkt redskap som ofta används till att följa bloggar eller specifika sökord.
Det går även att följa en vägg på Facebook med hjälp av RSS. Då slipper du gilla konkurrentens sida för att ta del av vad de har för sig. Scrolla till menyalternativen längst ner på vänster sida så hittar då ”Prenumerera via RSS”.
